商务英语书面沟通技巧

职场白领们每天的工作中有70%时间用在笔头交流上，包括电子邮件、工作进度报告、提案、意向书等。要想平步青云蒸蒸日上，"您"不仅得会做，更要会写。 写作习惯形成写作性格，写作性格决定一个白领的职业命运。但是，当要撰写重要邮件或报告时， 面对空白的稿纸或屏幕，脑子里确一片混沌。 如何做到"先想后写"？如何搭建你的文章结构？如何让你的书面语言更有说服力？如何对不同文化背景的同事、客户沟通负面、敏感事件？ 一、电子商务邮件的"六大部分"，您真的知道每个部分标准而的写法吗？Fundamentals: six parts in first-class business correspondence

标题：精+确 Subject: brief + informative称呼：你们的关系+事件的性质 Greeting: your relationship + the nature of the matter开头：一语中的 Opening: put your purpose in the first sentence细节：提供"所有的必需的"信息 Details: provide "ALL the NEEDED" information请求：清晰醒目 Future action: make a clear request结尾：友好而开放 Ending: friendly and open电子邮件中的禁区 Something you never do with emails按 send 键之前，您确定要发这封电子邮件吗？ When NOT to send emails?案例讨论一：有技巧地催促同事按时交行程单 Case study I: Skillfully push the colleague to send the itinerary on time二、 Barbara Minto文章的金字塔结构？Pyramid structure designed by Barbara Minto为什么在职场中需要使用金字塔结构？ Why do we need to use pyramid structure in work? -- 结论先行，可以抓住注意力，并避免误解 Start the article with conclusion to catch attention and avoid misunderstanding什么是金字塔结构？ What is pyramid structure?--自上而下；垂直方向用问题-回答展开；水平方向用归纳（遵循 MECE 原则）或演绎展开 Top down; Vertical: question-answer; Horizontal: induction (MECE) or deduction怎样使用金字塔结构？ How do we use pyramid structure?--发散思维，画出所有内容气泡，找出气泡间的逻辑，得出结论，将结论放在金字塔塔尖 List out all the bubbles, govern the bubbles by logic, make the conclusion and put it to the top案例讨论二：为进度报告、商业提案、工作计划、竞聘竞升做金字塔结构 Case study II: Draw the pyramid structures for progress report / business proposal / work plan / promotion application三、写电子商务邮件时，您要遵循的语言特色上的"五个必须""Five Musts" for business English writing--明确、清晰、积极、有人情味、有说服力 Specific, clear, positive, personal, persuasive让你的语言有说服力的魔力：说服八步骤 Persuasion skills: eight-step motivated sequence秒杀中国式英语 Get rid of Chinglish--使用向右延伸的逻辑、使用连接词秀出逻辑、遵循 KISS 原则 Use right-branching logic, use transition words, KISS案例讨论三：向上级要批准 Case study III: Request a senior manager for approval案例讨论四：向客户请求前去拜访 Case study IV: Request to pay a visit to a client四、如何沟通负面、敏感事件 Deal with negative issues认识主要文化群体在传递负面、敏感事件的文化性格维度上的相应位置 Identify the main cultural clusters' positions on communication dimension使用正确的语气：左手拿镜子，照自己的身份；右手拿放大镜，剖析读者 Use the correct tone: know your own identity and four types of business readers"三明治结构"帮您消除传达坏消息时的尴尬 Use sandwich structure to make the bad news more acceptable将您的"共情能力"表达在笔端，巧妙回应愤怒与不合理 Show sympathy when responding to angry message and unreasonable request案例讨论五：讨论一个敏感话题：办公地点搬迁 / 派增新的工作任务 Case study V: Discuss a sensitive topic: office relocation/new job assignment案例讨论六：回应同事的抱怨 Case study VI: Respond to a colleague's complaint.